In wenigen Schritten zur Homeoffice-Richtlinie

Mit Beispiel-Richtlinie & Kommunikationsvorlage an die Mitarbeiter

Auch wenn das Thema Home-Office Raum für spannende und kontroverse Diskussionen gibt, fokussiere ich mich in diesem Artikel auf eine effektive Richtlinie, die vor allem die IT- und Informationssicherheit zum Ziel hat. Dabei geht es von dem Schutz sensibler Informationen bis hin zur datenschutzrechtlichen Aspekten.

Muster für eine Home-Office Richtlinie

Datensicherheit und Datenschutz: Maßnahmen zur Sicherung von Unternehmensdaten, wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Datenschutzrichtlinien. Siehe auch: Informationsklassifizierung
Arbeitsplatzgestaltung: Vorgaben zur Einrichtung eines ergonomischen und datenschutzkonformen Arbeitsplatzes zu Hause.
Technische Ausrüstung und Software: Regelungen bezüglich der Nutzung von Endgeräten (z.B. Laptops, Smartphones), Software und IT-Infrastruktur.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Richtlinien zur Nutzung von Kommunikationstools und Plattformen für die Zusammenarbeit sowie zur Handhabung von gemeinsamen Dokumenten.
Arbeitszeiten und Verfügbarkeit: Vorgaben zu Arbeitszeiten, Flexibilität, Pausenregelungen und der Erreichbarkeit der Mitarbeiter.
Gesundheit und Wohlbefinden: Empfehlungen zur Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens der Mitarbeiter, wie regelmäßige Pausen und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung.
Schulung und Bewusstsein: Anforderungen an regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen zum Thema IT-Sicherheit und gesundes Arbeiten im Homeoffice.
Kontrolle und Compliance: Regelungen zur Überwachung und Einhaltung der Richtlinie, einschließlich möglicher Konsequenzen bei Nichteinhaltung.

Beispiel-Richtlinie für Homeoffice und Mobiles Arbeiten

Einleitung
Diese Richtlinie definiert die Anforderungen und Vorgaben für das Homeoffice und mobiles Arbeiten. Sie zielt darauf ab, die Datensicherheit gemäß ISO 27001 und den Empfehlungen des BSI zu gewährleisten, sowie eine effiziente und gesundheitsfördernde Arbeitsumgebung zu schaffen.

Technische Anforderungen für mobiles Arbeiten:
Zur Ermöglichung des mobilen Arbeitens stellt unser Unternehmen notwendige Geräte und Software bereit, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Die Mitarbeiter sind für eine stabile und schnelle Internetverbindung verantwortlich. Es wird empfohlen, das WLAN gemäß den Anweisungen des Internetanbieters oder Hardware-Herstellers sicher zu konfigurieren. Eine LAN-Verbindung ist wegen der höheren Leistungsfähigkeit vorzuziehen. Öffentliche WLAN-Netze sind nur bei ausreichender Verschlüsselung (WPA2/WPA3) zu nutzen. Unverschlüsselte Netze dürfen nicht genutzt werden.

Sicherheitsanforderungen:
Die Mitarbeiter müssen die Unternehmens- und Kundendaten sicher aufbewahren. Dazu gehört das Befolgen der Sicherheitsrichtlinien und das Ergreifen angemessener Schutzmaßnahmen. Computer sollten bei Nichtgebrauch, wie etwa in Pausen, gesperrt werden. Es ist wichtig, dass alle Arbeitsmittel und Informationen physisch gesichert sind, einschließlich des sicheren Verstauens und Schutzes vor Diebstahl und anderen physischen Bedrohungen.

Arbeitsumgebung:
Die Mitarbeiter müssen einen angemessenen Arbeitsplatz haben, der ausreichenden Informationsschutz bietet. Dies umfasst Schutz vor Einsichtnahme Dritter in Bildschirme oder Unterlagen und das Verhindern des Mithörens von Gesprächen durch Unbefugte. Besondere Vorsicht ist bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel geboten. Smart-Home Assistenten in Hörweite sind zu deaktivieren. Achten Sie auf die Anforderungen der Clean Desk Policy.

Erreichbarkeit und Kommunikation:
Die telefonische Erreichbarkeit sollte wie im Büro gewährleistet sein. Die Mitarbeiter können verschiedene Kommunikationsmittel wie E-Mail, Telefon, Chat und Videokonferenzen nutzen, wobei bevorzugt firmeneigene Mittel zu verwenden sind. Die Sicherheit der Kommunikation sollte stets beachtet werden, einschließlich des Schutzes vertraulicher Themen.

Richtlinien für den Transport und die Überlassung von Arbeitsmitteln:
Arbeitsmittel sollten sicher transportiert und nur mit Genehmigung an Dritte überlassen werden. Bei der Rückgabe ist auf den guten Zustand und die Vollständigkeit der Arbeitsmittel zu achten. Bei Verdacht auf einen Defekt der von dem Unternehmen zur Verfügung gestellten Hardware ist die IT zu informieren.

Eigenverantwortung bei Einrichtung und Support:
Mitarbeiter sind für den Aufbau ihrer Computerhardware verantwortlich und sollten sich bei Problemen an den IT-Support wenden, anstatt eigenmächtige Reparaturen zu versuchen.

Informationssicherheit und Datenschutz:
Mitarbeiter sollten alle sicherheitsrelevanten Vorfälle melden und sicherstellen, dass ihre Arbeitsumgebung professionell und frei von störenden Einflüssen ist. Die Nutzung von Remote-Zugriffen und privaten Geräten erfordert eine Genehmigung. Software-Deployments und Initialisierungen sollten nur unter Anleitung und/oder Genehmigung durchgeführt werden.

Audit und Sicherheitsüberwachung:
Audits und Sicherheitsüberwachungen werden nach den Datenschutzvorschriften durchgeführt, um den Schutz des Unternehmens und seiner Daten zu gewährleisten.

Schlussbestimmungen
Diese Richtlinie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die Richtlinien einzuhalten und bei Unklarheiten Rücksprache mit dem Vorgesetzten oder der IT-Abteilung zu halten.

Bei der Überwachung der Richtlinie ist ein Besuch im Home-Office nicht ausgeschlossen. Vor Verabschiedung einer solchen Richtlinie sollte Kontakt mit dem Betriebsrat aufgenommen werden.

ISO 27001 und BSI Anforderungen

Die Abschnitte 6.7 des ISO/IEC 27002:2022(E) Standards beschäftigen sich mit der Sicherheit beim Remote-Arbeiten. Ziel ist es, die Sicherheit von Informationen zu gewährleisten, wenn Personal außerhalb der Geschäftsräume der Organisation arbeitet. Dabei wird Remote-Arbeit definiert als Arbeit von einem Standort außerhalb der Geschäftsräume, wobei Informationen über IT-Ausrüstung elektronisch oder in Papierform zugegriffen wird. Zu den Remote-Arbeitsumgebungen zählen Begriffe wie „Teleworking“, „Telecommuting“, „Flexible Workplace“, „Virtuelle Arbeitsumgebungen“ und „Mobiles Arbeiten“.

Anforderungen an den Homeoffice Arbeitsplatz

Organisationen, die Remote-Arbeit ermöglichen, sollten eine spezifische Richtlinie für Remote-Arbeit mit relevanten Bedingungen und Einschränkungen herausgeben. Es sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, darunter die physische Sicherheit des Remote-Arbeitsorts, Kommunikationssicherheitsanforderungen, der Umgang mit Bedrohungen durch unbefugten Zugriff, die Nutzung von Heim- und öffentlichen Netzwerken sowie Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls und Schutz vor Malware.

Anforderungen mit Schnittstellen zu weiteren Geschäftsprozessen

Die Regelungen für ein sicheres Arbeiten remote zu verabschieden finde ich recht einfach. Herausfordernd sind die vor- und nachgelagerten Prozesse. Was passiert denn, wenn sich ein Trojaner sich durch die Arbeit von zu Hause in das Firmennetzwerk einschleicht? Ist das im Versicherungsumfang der ggf. vorhandenen Cybersecurity-Versicherung? Oder wie sieht es aus, wenn ein Mitarbeiter aus dem Homeoffice-arbeitet, sich dessen Zugriffsberechtigungen ändern, dieser jedoch keine aktive AD Verbindung aufbaut, sondern lediglich Cloud-Services nutzt? Sollte kein Single-Sign on oder AD-Schnittstellen bei diesen vorhanden sein, könnten Änderungen der Berechtigungen ggf. nicht wirksam werden. Das wäre eine Sicherheitslücke.

Die Richtlinien sollten auch die Bereitstellung geeigneter Ausrüstung, die Definition der erlaubten Arbeit, die Klassifizierung von Informationen, die Bereitstellung von Schulungen, die physische Sicherheit, Regelungen zum Zugang von Familie und Besuchern zu Geräten und Informationen, Hardware- und Softwareunterstützung, Versicherungen, Backup- und Business-Continuity-Verfahren, Audit- und Sicherheitsüberwachung sowie das Widerrufen von Berechtigungen und das Zurückgeben von Ausrüstung bei Beendigung der Remote-Arbeit beinhalten.

Umsetzung und Mitarbeiterbewusstsein

Mitarbeiterschulung: Die erfolgreiche Umsetzung einer Home-Office Policy erfordert regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter. Diese sollten Dokumentiert werden.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Die Policy sollte regelmäßig überprüft und an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und der Normen angepasst werden.

Kommunikationsvorlage zur Einführung einer Home-Office Richtlinie

Folgende Vorlage kannst du nutzen, um im Unternehmen die Einführung einer entsprechenden Richtlinie anzukündigen.

Betreff: Einführung einer Richtlinie für mobiles Arbeiten

Betreff: Wichtige Einführung: Neue Richtlinien für Remote-Arbeit

Sehr geehrte Damen und Herren,
ich hoffe, diese E-Mail findet Sie alle in bester Verfassung. Wie Sie sicherlich wissen, hat sich unsere Arbeitswelt in den letzten Jahren erheblich gewandelt, und Remote-Arbeit ist mittlerweile ein fester Bestandteil unseres beruflichen Alltags geworden. Um die Sicherheit unserer Daten und Arbeitsabläufe in diesem neuen Umfeld zu gewährleisten, führen wir eine neue Richtlinie für Remote-Arbeit ein.

Diese Richtlinie soll nicht nur die Sicherheit unserer Informationen sicherstellen, sondern auch die Flexibilität und Annehmlichkeiten des Arbeitens von zu Hause oder anderen Orten außerhalb des Büros unterstützen. Um die Bedeutung dieser Maßnahmen zu unterstreichen, möchte ich zwei fiktive Beispiele anführen, die solche Vorfälle illustrieren:
Physische Sicherheit am Arbeitsplatz: Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter arbeitet von einem Café aus und lässt seinen Laptop unbeaufsichtigt, während er eine Bestellung aufgibt. In dieser Zeit hätte ein Dieb leicht das Gerät entwenden und Zugang zu sensiblen Firmendaten erhalten können. Unsere Richtlinie wird klare Vorgaben zur physischen Sicherheit von Arbeitsmitteln in Remote-Arbeitsumgebungen machen, um solche Risiken zu minimieren.
Schutz vor Cyberbedrohungen: In einem anderen Szenario könnte ein Mitarbeiter über ein ungesichertes Heim-WLAN auf das Firmennetzwerk zugreifen. Ein Hacker könnte diese Schwachstelle nutzen, um Malware zu installieren oder Daten zu stehlen. Unsere Richtlinien enthalten strenge Sicherheitsprotokolle für die Nutzung von Heim- und öffentlichen Netzwerken, um solche Sicherheitslücken zu verhindern.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass jeder von Ihnen diese Richtlinien versteht und befolgt. Wir werden in Kürze Schulungen und Ressourcen bereitstellen, um Sie bei der Implementierung dieser neuen Standards zu unterstützen.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, die Richtlinien sorgfältig durchzulesen. Bei Fragen oder Unklarheiten stehen Ihre Vorgesetzten und unsere IT-Abteilung gerne zur Verfügung.

Gemeinsam können wir eine sichere und effiziente Arbeitsumgebung sicherstellen, unabhängig davon, wo wir uns befinden.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]

Fazit und wichtiger Hinweis

Auch im Home-Office ist Sensibilisierung erfolgskritisch. Auf Mitarbeiterseite muss an Zahlreiche Vorgaben gedacht werden, das ist nicht einfach. Insbesondere nicht auf die Dauer von Monaten und Jahren. Von daher sollte eine regelmäßige aber auch kurzweilige Kommunikation aufrecht erhalten werden. Nicht vergessen: Die technischen und organisatorischen Regelungen müssen auch durch die IT und das Unternehmen umgesetzt werden. D.h. es sollte beispielsweise eine Richtlinie für IT Mitarbeiter geben, die Kollegen auf eine 2-Faktor-Authentifizierung umstellen, sobald diese die Möglichkeit erhalten, von außerhalb des Firmennetzes zu arbeiten.