Clean Desk Policy Vorlage – Klare Regeln + Kommunikation an die Mitarbeiter

Mit Beispiel-Richtlinie & Kommunikationsvorlage an die Mitarbeiter

Clean Desk Policy Bedeutung: Die Clean-Desk-Policy auch genannt Richtlinie für aufgeräumte Arbeitsumgebung ist ein wesentlicher Bestandteil des Informationssicherheitsmanagements und zielt darauf ab, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen zu schützen. Diese Policy ist besonders relevant im Rahmen der ISO 27001, einer international anerkannten Norm für Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISMS), sowie des BSI Grundschutzes, der in Deutschland eine zentrale Rolle in der Informationssicherheit spielt.

Muster für eine Clean Desk Policy (Vorlage)

Vertraulichkeit bewahren: Durch das Aufräumen des Arbeitsplatzes am Ende des Tages werden sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Dies umfasst das Wegschließen vertraulicher Dokumente und das Abmelden von Computern. Siehe: Definition vertraulicher Informationen.
Datenschutz sicherstellen: Die Clean-Desk-Policy hilft dabei, personenbezogene Daten gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu schützen, indem sie die Wahrscheinlichkeit einer unbeabsichtigten Offenlegung reduziert.
Physische Sicherheit: Nicht nur digitale Informationen, sondern auch physische Dokumente müssen sicher aufbewahrt werden. Die Policy fordert, dass solche Dokumente in abschließbaren Schränken oder Schubladen aufbewahrt werden.

Clean-Desk Policy Beispiel

1. Einführung
Diese Clean-Desk Policy zielt darauf ab, vertrauliche Informationen zu schützen und eine ordentliche, effiziente Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Sie ist für alle Mitarbeiter verbindlich.
2. Arbeitsplatzgestaltung
– Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seinen Arbeitsplatz am Ende des Arbeitstages aufzuräumen.
– Persönliche Gegenstände sollten auf ein Minimum reduziert werden (Auswahl: streng limitiert / moderat / nach eigenem Ermessen).
3. Umgang mit elektronischen Geräten
– Elektronische Geräte (Computer, Tablets, etc.) müssen am Ende des Tages (Auswahl: abgemeldet / gesperrt / ausgeschaltet / weggesperrt) sein.
4. Dokumentenmanagement
– Vertrauliche Dokumente müssen (Auswahl: immer / wenn nicht in Gebrauch / am Ende des Arbeitstages) sicher verwahrt werden.
– Nicht mehr benötigte Dokumente sind (Auswahl: sofort / täglich / wöchentlich) zu vernichten oder gemäß den Datenschutzrichtlinien zu archivieren.
5. Datensicherheit
– Computerbildschirme sollten so positioniert sein, dass sie nicht von Dritten eingesehen werden können.
– Passwörter und Zugangsdaten dürfen nicht sichtbar notiert oder am Arbeitsplatz hinterlassen werden.
6. Einhaltung der Policy
– Die Nichteinhaltung dieser Richtlinien kann (Auswahl: zu einer Verwarnung / zu disziplinarischen Maßnahmen / zu weiteren Schritten gemäß dem Arbeitsvertrag) führen.
– Regelmäßige Überprüfungen der Einhaltung dieser Policy werden (Auswahl: täglich / wöchentlich / monatlich) durchgeführt.
7. Schlusswort
Diese Policy soll einen sicheren, effizienten und angenehmen Arbeitsplatz fördern. Wir bitten alle Mitarbeiter, diese Richtlinien zu beachten und aktiv umzusetzen.

Clean Desk Policy (PDF)

Diese Vorlage bietet einen umfassenden Überblick über die Implementierung einer Clean Desk Policy in Ihrem Unternehmen. Mit praxisnahen Ratschlägen, klaren Anweisungen und einer direkt einsetzbaren Vorlage. Als Ersteller und Richtlinienverantwortlicher finden Sie hilfreiche Hinweise, wie Sie die Richtlinien an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können, sowie Strategien zur Förderung der Akzeptanz und Einhaltung durch Ihre Mitarbeiter.

Auswahlmöglichkeiten innerhalb der Richtlinie ermöglichen es Ihnen, diese schnell an Ihre Organisation anzupassen.

Inhalt:

11 Kapitel
5 Seiten
PDF-Datei
docx-Datei

I.d.R. spart man sich mit einer solchen Vorlage 2-5h Zeit. Man muss die Welt nicht neu erfinden…

Clean Desk Policy herunterladen (14,50€)

Solltet ihr Richtlinien für mobiles Arbeiten / Homeoffice haben, müsst ihr ggf. darauf verweisen oder diese ergänzen. Insbesondere beim Arbeiten in Zug und Flugzeug gibt es besonders viele Parallelen zu den hier getroffenen Regelungen. Auch im Homeoffice sollte der Zugriff durch Familie und Mitbewohner geregelt sein. Umsetzungshinweise vom BSI findest du hier.

ISO 27001 und BSI Anforderungen

ISO 27001: Diese Norm legt Wert auf die Implementierung einer angemessenen Zugriffskontrolle und die Handhabung von Betriebsmitteln. Eine Clean-Desk-Policy unterstützt die Einhaltung dieser Anforderungen, indem sie das Risiko des unberechtigten Zugriffs und der Informationsleckage minimiert.
BSI Grundschutz: Der BSI Grundschutz legt einen starken Fokus auf organisatorische und technische Maßnahmen zur Informationssicherheit. Eine gut durchdachte Clean-Desk-Policy ist ein Beispiel für eine solche organisatorische Maßnahme, die zur Sicherung der Informationsprozesse beiträgt.

Beachtet: Achtet darauf, dass die Clean Desk Policy offiziell freigegeben wurde durch eine verantwortliche Person, im besten Fall durch die Geschäftsführung und dass alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben und wissen, wo diese liegt. Das geht am besten durch Schulungen. Um ganz korrekt zu sein solltet ihr einen Schulungsnachweis führen, also die Teilnahme jedes Mitarbeiters dokumentieren. Und zu guter Letzt: Nicht die neuen Mitarbeiter vergessen, die ins Unternehmen kommen. Diese sollten zu Beginn darauf hingewiesen werden.

Umsetzung und Mitarbeiterbewusstsein

Mitarbeiterschulung: Die erfolgreiche Umsetzung einer Clean-Desk-Policy erfordert regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Die Policy sollte regelmäßig überprüft und an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und der Normen angepasst werden.

Solltest du Bedenken haben, dass deine Kollegen die Anforderungen vergessen oder diese nicht ernst nehmen, schau dir dich Mal den Artikel: Clean Desk Policy erfolgreich umsetzen an. Dort findest du 10 hilfreiche Tipps, die dir weiterhelfen könnten.

Kommunikationsvorlage zur Einführung

Folgende Vorlage kannst du nutzen, um im Unternehmen die Einführung einer entsprechenden Richtlinie anzukündigen. Ggf. kommuniziert ihr ohne viele Anglizismen bzw. habt standardisierte Bezeichnungen, dann solltet Ihr statt „Policy“ entsprechend „Richtline“ schreiben oder wie ihr es eben nennt…

Betreff: Einführung einer Clean Desk Policy – Wichtige Information

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie wohlbehalten. Wir möchten Sie über eine wichtige Neuerung in unserem Arbeitsumfeld informieren: die Einführung einer Clean Desk Policy. Diese Maßnahme ist ein wesentlicher Schritt, um die Sicherheit und Vertraulichkeit unserer Arbeitsprozesse weiter zu verbessern.

Was ist die Clean Desk Policy?
Die Clean Desk Policy ist eine Richtlinie, die vorsieht, dass jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz am Ende des Tages aufräumt und sämtliche vertraulichen Dokumente und Informationen sicher verwahrt. Dies dient dazu, sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen und die allgemeine Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen.

Warum führen wir diese Policy ein?
Schutz vertraulicher Informationen: In unserem Arbeitsalltag haben wir regelmäßig mit sensiblen Daten zu tun. Die Clean Desk Policy hilft dabei, diese effektiv zu schützen.
Einhaltung von Sicherheitsstandards: Als Unternehmen, das sich an den Standards der ISO 27001 und des BSI Grundschutzes orientiert, ist es unser Ziel, die bestmöglichen Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren.
Förderung einer organisierten Arbeitsumgebung: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz trägt nicht nur zur Sicherheit bei, sondern fördert auch Effizienz und Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Was bedeutet das für Sie?
Bitte sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitsplatz am Ende des Tages aufgeräumt ist.
Vertrauliche Dokumente sollten nicht offen liegen gelassen, sondern sicher verstaut werden.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Computer und andere Geräte gesichert sind und der Bildschirm gesperrt ist (Windwostaste+L), wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen.

Im Anhang finden Sie die vollständige Clean Desk Policy. Wir bitten Sie, diese sorgfältig durchzulesen und bei Fragen oder Unklarheiten auf uns zuzukommen.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und die Unterstützung bei dieser wichtigen Maßnahme. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Deine Position]

Fazit

Eine effektive Clean-Desk-Policy ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die Sicherheit von Informationen in Organisationen zu gewährleisten und den Anforderungen der ISO 27001 und des BSI Grundschutzes gerecht zu werden. Ihre Implementierung trägt nicht nur zur Einhaltung dieser Standards bei, sondern fördert auch eine Kultur der Sicherheitsbewusstheit im Unternehmen. Letzteres finde ich sehr unterschätzt. Ich halte den sensibilisierenden Aspekt zum Thema Datenschutz und Informationssicherheit für mindestens genauso effektiv wie die Regeln an sich, um einen langfristig sicheren Betrieb zu gewährleisten.