Ja – und zwar leichter als am festen Arbeitsplatz. Wer seinen Platz ohnehin jeden Abend räumt, weil ihn morgen jemand anderes belegt, erfüllt den Kern einer Clean Desk Policy im Vorbeigehen. Schwierig wird an anderer Stelle: bei der Aufbewahrung, bei der Frage, wer für einen Fund verantwortlich ist, und beim Buchungssystem. Diese drei Punkte klärt diese Seite, samt Zusatzabschnitt für die bestehende Richtlinie.
Das Wichtigste in Kürze
- Desk Sharing setzt eine Clean Desk Policy voraus, nicht umgekehrt. Ein geteilter Platz ohne Räumpflicht funktioniert im Alltag nicht – die Regelung entsteht dann von selbst, nur ungeschrieben und uneinheitlich.
- Der Aufwand verschiebt sich von der Verhaltensregel zur Ausstattung: persönlicher Rollcontainer oder Spind, ausreichend abschließbarer Stauraum je Person, ein Weg für Ausdrucke.
- Neu zu regeln sind vier Punkte: Zustand bei Übergabe, Fundsachen, Buchung und Stornierung, Umgang mit dauerhaft belegten Plätzen.
- Bei Funden gilt: Wer etwas findet, gibt es an [Rolle] ab. Ein Fund wird nicht dem Vorgänger zugeschrieben – die Zuordnung über Buchungsdaten ist möglich, aber mitbestimmungspflichtig.
- Die Bildschirmsperre wird bei geteilten Plätzen zum Hauptpunkt, weil Geräte am Platz bleiben und Sitzungen offen stehen bleiben. Kurze Sperrzeiten sind hier begründet.
- Buchungssysteme erzeugen personenbezogene Anwesenheitsdaten. Ihre Einführung fällt regelmäßig unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, unabhängig davon, ob ausgewertet wird.
- Der Normbezug bleibt ISO/IEC 27001:2022, Anhang A, Maßnahme 7.7. Desk Sharing ist kein eigener Normpunkt, sondern ein Umsetzungskontext.
Was sich gegenüber dem festen Platz ändert
Am festen Arbeitsplatz ist die Räumpflicht eine Zumutung, die begründet werden muss. Bei geteilten Plätzen ist sie die Voraussetzung dafür, dass der Platz morgen benutzbar ist. Das ändert die Argumentation in der Einführung vollständig – und macht drei andere Punkte schwieriger.
| Punkt | Fester Arbeitsplatz | Desk Sharing |
|---|---|---|
| Räumen zum Feierabend | Muss begründet werden | Ergibt sich aus dem Modell |
| Aufbewahrung | Schrank am Platz | Muss neu beschafft werden – Rollcontainer oder Spind |
| Verantwortung für einen Fund | Eindeutig zuzuordnen | Nur über Buchungsdaten – mitbestimmungsrelevant |
| Bildschirmsperre | Eigenes Gerät, eigener Platz | Geräte am Platz, wechselnde Nutzung – kürzere Zeiten |
| Ausdrucke | Drucker in Platznähe | Zentraler Drucker, Freigabe am Gerät nötig |
| Kontrolle | Rundgang nach Feierabend | Rundgang plus Zustand bei Übergabe am Morgen |
Aufbewahrung als Voraussetzung
Das ist der Punkt, an dem Desk-Sharing-Projekte in der Informationssicherheit scheitern. Wer den festen Schrank streicht, ohne Ersatz zu schaffen, bekommt Aktenstapel in Besprechungsräumen, auf Fensterbänken und in Taschen, die abends mit nach Hause gehen. Die Richtlinie kann das nicht auffangen.
- Persönlicher Rollcontainer – wird mitgenommen und abends an einem festen Ort abgestellt. Praktikabel, solange die Wege kurz sind; braucht ein eigenes Schloss, kein Zentralschloss mit Generalschlüssel bei jeder Führungskraft.
- Spind oder Schließfach – funktioniert auch bei größeren Abständen zwischen Arbeitsbereichen, verlangt aber Disziplin, weil der Weg dorthin länger ist als die Schublade nebenan.
- Team-Schrank mit Fächern – der Kompromiss, der am häufigsten gebaut und am seltensten benutzt wird. Wenn mehrere Personen Zugriff haben, ist er für die Stufe „vertraulich“ nicht geeignet, und genau dafür wird er gebraucht.
Welche Unterlagen überhaupt weggeschlossen werden müssen, ergibt sich aus der Informationsklassifizierung. Ohne diese Zuordnung wird entweder alles weggeschlossen – dann reicht der Platz nicht – oder nichts.
Zusatzabschnitt für die Richtlinie
Dieser Abschnitt ergänzt eine bestehende Clean Desk Policy. Er ersetzt sie nicht – Zweck, Geltungsbereich und Verstoßregelung stehen dort.
Ergänzende Regelungen für geteilte Arbeitsplätze
1. Zustand bei Verlassen des Platzes
Ein geteilter Arbeitsplatz wird so hinterlassen, wie er vorgefunden werden soll: ohne Unterlagen, ohne Datenträger, ohne persönliche Gegenstände. Das gilt auch bei Unterbrechungen über Nacht, wenn der Platz für den Folgetag erneut gebucht wurde.
2. Aufbewahrung
Die [Organisation] stellt jeder Person, die an geteilten Arbeitsplätzen arbeitet, abschließbaren Stauraum in [Form: Rollcontainer/Spind] zur Verfügung. Unterlagen ab der Stufe [vertraulich] werden ausschließlich dort aufbewahrt. Ein Schlüssel wird nicht am Arbeitsplatz hinterlegt.
3. Fundsachen
Am Platz vorgefundene Unterlagen und Datenträger werden nicht gelesen, sondern unverzüglich bei [Rolle] abgegeben. Die Abgabe wird ohne Namensnennung erfasst. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen erfolgt nur bei Verdacht auf einen meldepflichtigen Vorfall und nach Beteiligung von [Gremium].
4. Geräte am Platz
Fest installierte Bildschirme, Dockingstationen und Peripherie verbleiben am Arbeitsplatz. Die Abmeldung vom Gerät erfolgt bei Verlassen des Platzes; die automatische Sperre ist auf [5] Minuten eingestellt. Anmeldedaten werden nicht am Gerät gespeichert.
5. Buchung
Arbeitsplätze werden über [System] gebucht. Buchungsdaten werden nach [30] Tagen gelöscht und nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ausgewertet. Eine dauerhafte Belegung ist nur mit Freigabe durch [Rolle] zulässig und ändert nichts an den Regelungen dieses Abschnitts.
Ergänzung zur Clean Desk Policy der [Organisation] · Freigegeben durch [Name, Funktion] · Gültig ab [Datum]
Buchungssystem und Mitbestimmung
Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze erzeugt einen Datensatz pro Person und Tag mit Ort und Zeitraum. Das ist eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten und Leistung geeignet ist – und für die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG genügt die Eignung. Ob tatsächlich ausgewertet wird, ist für die Frage der Beteiligung unerheblich.
Praktisch heißt das: Löschfrist und Auswertungsverbot gehören in dieselbe Vereinbarung, in der auch die Zuordnung von Fundsachen geregelt wird. Beides zusammen ist verhandelbar, einzeln fast nie. Wer den Fundsachen-Punkt nachschiebt, nachdem das System bereits läuft, verhandelt aus einer schlechteren Position.
Aus der Praxis: der Übergabezustand entscheidet
Bei Desk Sharing wird die Einhaltung nicht abends sichtbar, sondern morgens. Wer an einen Platz kommt, an dem noch die Unterlagen des Vortags liegen, meldet das entweder – oder er schiebt sie zur Seite und arbeitet. Das zweite ist der Normalfall, und damit verschwindet der Befund, bevor ihn jemand zählen kann.
Was ich davon halte: Die verbreitete Lösung, das über eine Meldefunktion in der Buchungs-App zu lösen, halte ich für den falschen Weg. Sie macht aus einem Aufräumproblem eine Meldung über Kolleginnen und Kollegen, und die Beteiligung bricht nach kurzer Zeit ein. Wirksamer ist eine Ablage pro Bereich, in die Liegengebliebenes ohne Kommentar wandert: Wer etwas sucht, findet es dort, und die Menge in dieser Ablage ist die Kennzahl. Sie kostet nichts, ist nicht personenbezogen und lässt sich über Monate vergleichen.
Häufige Fragen
Brauchen wir eine eigene Richtlinie für Desk Sharing?
Nein. Ein ergänzender Abschnitt in der bestehenden Clean Desk Policy reicht aus und ist leichter zu pflegen. Ein eigenes Dokument lohnt sich erst, wenn das Modell mit Flächenkonzept, Buchungsregeln und Ausstattung so umfangreich wird, dass die Sicherheitsregeln darin untergehen würden.
Wie viele Schließfächer werden je Person gebraucht?
Eines je Person, die an geteilten Plätzen arbeitet – nicht je Arbeitsplatz. Das ist der Rechenfehler, der am häufigsten passiert: Wer bei einem Verhältnis von 7 Plätzen auf 10 Personen auch nur 7 Fächer beschafft, hat die Ausstattung um 30 Prozent zu knapp bemessen und bekommt die Unterlagen zurück auf die Fläche.
Dürfen wir über die Buchungsdaten herausfinden, wer etwas liegen gelassen hat?
Technisch ja, ohne Regelung nein. Die Auswertung von Buchungsdaten zur Zuordnung eines Verstoßes ist eine Verhaltenskontrolle und braucht eine Rechtsgrundlage sowie – bei bestehendem Betriebsrat – eine Vereinbarung. Sinnvoll ist die Zuordnung ohnehin nur bei einem meldepflichtigen Vorfall, nicht bei einem vergessenen Notizblock.
Was gilt für Personen, die faktisch immer denselben Platz nutzen?
Dieselben Regeln. Sobald ein Platz als geteilt ausgewiesen ist, darf jemand anderes ihn morgen buchen – auch wenn das ein Jahr lang nicht vorkommt. Wer dauerhaft einen festen Platz braucht, etwa wegen Ausstattung oder Nachteilsausgleich, bekommt ihn zugewiesen und fällt dann unter die Regelungen für feste Arbeitsplätze.
Weiterführende Seiten
- Clean Desk Policy Vorlage – die Grundregelung mit Mustertext
- Clean Desk Checkliste – die drei Zeitpunkte zum Aushängen
- Clean Desk Policy einführen – Fahrplan, Beteiligung, Messung
- Mobiles Arbeiten – dieselbe Frage außerhalb der Räumlichkeiten
Stand: August 2026. Normbezug ist ISO/IEC 27001:2022, Anhang A, Maßnahme 7.7. Der Mustertext ersetzt keine Rechtsberatung; die Einführung eines Buchungssystems ist bei bestehendem Betriebsrat mitbestimmungspflichtig. Die ausgearbeitete Fassung mit Betriebsvereinbarung liegt im Clean-Desk-Paket.