In den meisten Unternehmen wird längst mit KI gearbeitet – nur eben ohne Regeln. Beschäftigte kopieren Vertragstexte in einen Chatbot, lassen Bewerbungen zusammenfassen oder Kundenmails formulieren. Das ist selten böse Absicht und fast immer ein Effizienzgewinn. Es ist aber auch der Moment, in dem Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten das Unternehmen verlassen, ohne dass jemand davon erfährt. Unten findest du einen vollständigen Mustertext für eine KI-Nutzungsrichtlinie und den aktuellen Stand dessen, was der AI Act tatsächlich verlangt.
Mustertext: KI-Nutzungsrichtlinie
Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen, Nichtzutreffendes streichen, intern freigeben lassen. Diese Richtlinie richtet sich an Unternehmen, die KI-Werkzeuge einsetzen – nicht an Anbieter, die eigene Modelle entwickeln.
Richtlinie zur Nutzung von KI-Systemen der [Organisation]
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt den Einsatz von Systemen der künstlichen Intelligenz in der [Organisation]. Sie gilt für alle Beschäftigten sowie für externe Dienstleister, die im Auftrag der [Organisation] tätig sind. Erfasst sind sowohl freigegebene Werkzeuge als auch jede sonstige Nutzung im dienstlichen Zusammenhang.
2. Grundsatz
Der Einsatz von KI ist ausdrücklich erwünscht, wo er die Arbeit verbessert. Er entbindet jedoch niemanden von der Verantwortung für das Ergebnis: Wer eine KI-Ausgabe verwendet, verantwortet sie wie eigene Arbeit. Ergebnisse werden vor Verwendung auf sachliche Richtigkeit geprüft.
3. Zugelassene Werkzeuge
Für dienstliche Zwecke dürfen ausschließlich die in der Anlage aufgeführten, freigegebenen Werkzeuge verwendet werden. Die Freigabe erteilt [die IT gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten] nach Prüfung von Vertragsgestaltung, Verarbeitungsort und Trainingsnutzung. Der Wunsch nach einem weiteren Werkzeug wird über [den bestehenden Antragsweg] gemeldet – nicht eigenmächtig umgesetzt.
4. Welche Daten eingegeben werden dürfen
Maßgeblich ist die Schutzklasse nach der [Richtlinie zur Informationsklassifizierung]. In KI-Werkzeuge eingegeben werden dürfen ausschließlich Informationen der Klassen [öffentlich und intern]. Nicht eingegeben werden dürfen insbesondere: personenbezogene Daten ohne dokumentierte Rechtsgrundlage, besondere Kategorien personenbezogener Daten, Zugangsdaten, Quellcode aus geschützten Projekten, Kundendaten sowie Unterlagen, die einer Vertraulichkeitsvereinbarung unterliegen.
5. Kennzeichnung
Wesentlich KI-gestützt erstellte Inhalte werden intern als solche gekennzeichnet, sofern die Herkunft für die weitere Verwendung erheblich ist. Bei nach außen gerichteten Inhalten entscheidet [die Kommunikationsverantwortung] über eine Kennzeichnung. Texte mit rechtlicher Bindungswirkung werden nicht ungeprüft aus KI-Ausgaben übernommen.
6. Entscheidungen über Personen
KI-Systeme werden nicht eingesetzt, um Entscheidungen über Beschäftigte oder Bewerber zu treffen oder maßgeblich vorzubereiten – insbesondere nicht bei Auswahl, Bewertung, Überwachung oder Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen. Ausnahmen bedürfen der vorherigen Zustimmung [der Geschäftsleitung, des Datenschutzbeauftragten und der Interessenvertretung].
7. Urheber- und Kennzeichnungsrechte
Vor der Verwendung generierter Bilder, Texte oder Codebestandteile ist zu prüfen, ob Rechte Dritter entgegenstehen. Generierte Inhalte werden nicht als Werk eines benannten Dritten ausgegeben.
8. Kompetenz und Schulung
Beschäftigte, die KI-Systeme dienstlich einsetzen, erhalten eine Einweisung in Funktionsweise, Grenzen und typische Fehlerbilder dieser Systeme. Die Teilnahme wird dokumentiert. [Die Führungskräfte] stellen sicher, dass neue Beschäftigte die Einweisung vor der ersten Nutzung erhalten.
9. Meldung von Vorfällen
Wurden versehentlich schützenswerte Informationen in ein KI-Werkzeug eingegeben, ist dies unverzüglich nach dem [Meldeprozess für Sicherheitsvorfälle] zu melden. Die Meldung bleibt für die meldende Person folgenlos.
10. Überprüfung
Diese Richtlinie und die Liste der freigegebenen Werkzeuge werden mindestens [halbjährlich] überprüft, da sich Funktionsumfang und Vertragsbedingungen der Anbieter schnell ändern.
Freigegeben durch: [Name, Funktion] · Gültig ab: [Datum] · Nächste Überprüfung: [Datum]
Was der AI Act aktuell verlangt
Die KI-Verordnung der EU gilt seit August 2024, ihre Pflichten greifen aber gestaffelt. Der im Juli 2026 in Kraft getretene Digital Omnibus hat den Zeitplan noch einmal verändert und die Hochrisiko-Anforderungen deutlich nach hinten geschoben. Der Stand:
| Gilt seit / ab | Was | Wen es betrifft |
|---|---|---|
| 2. Februar 2025 | Verbotene Praktiken (Art. 5) und KI-Kompetenz (Art. 4) | alle, die KI beruflich einsetzen – auch reine Anwender |
| 2. August 2025 | Pflichten für Allzweck-KI-Modelle und Governance-Regeln | vor allem Modellanbieter |
| 2. Dezember 2027 | Hochrisiko-Systeme nach Anhang III (u. a. Personalauswahl, Kreditvergabe, Bildung) | verschoben vom 2. August 2026 |
| 2. August 2028 | Hochrisiko-KI in regulierten Produkten nach Anhang I | verschoben |
Die Verschiebung der Hochrisiko-Regeln hat viele Unternehmen zu dem Schluss verleitet, das Thema sei erledigt. Das ist der zentrale Irrtum: Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt seit Februar 2025 und ist nicht verschoben worden. Sie trifft ausdrücklich auch Organisationen, die KI nur nutzen, und verlangt, dass die Beschäftigten wissen, was diese Systeme können und wo sie zuverlässig danebenliegen. Genau das leistet Abschnitt 8 der Musterrichtlinie oben – und es ist der Teil, der am schnellsten umzusetzen ist.
Schatten-KI: das eigentliche Problem
Aus der Praxis: Ein Verbot ist die Regelung, die am schnellsten geschrieben und am zuverlässigsten unterlaufen wird. Wer KI-Werkzeuge pauschal untersagt, bekommt keine KI-freie Organisation, sondern eine, in der über private Konten und private Geräte gearbeitet wird – ohne Vertrag, ohne Protokoll, ohne jede Chance, einen Vorfall überhaupt zu bemerken.
Die wirksamere Reihenfolge lautet deshalb: erst ein brauchbares Werkzeug freigeben, dann die Regeln dafür aufschreiben. Eine Richtlinie, die eine praktikable Alternative anbietet, wird befolgt. Eine, die nur verbietet, erzeugt Schatten-IT und ein trügerisches Gefühl von Kontrolle.
Häufige Fragen
Brauchen wir eine KI-Richtlinie, wenn wir gar keine KI einsetzen?
Die ehrliche Rückfrage lautet: Woher wisst ihr das? In den meisten Organisationen, die diese Frage stellen, wird bereits mit KI gearbeitet – nur nicht dokumentiert. Eine kurze Bestandsaufnahme, welche Werkzeuge tatsächlich genutzt werden, ist der sinnvollere erste Schritt als die Richtlinie selbst.
Reicht ein Satz in der IT-Richtlinie?
Für kleine Organisationen mit wenigen Werkzeugen kann das genügen – wichtig sind dann vor allem zwei Punkte: welche Daten nicht eingegeben werden dürfen und wer über neue Werkzeuge entscheidet. Sobald KI in Prozesse mit Personenbezug hineinreicht, lohnt sich ein eigenes Dokument. Die IT-Richtlinie ist der passende Ort für den Verweis.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Sobald KI-Werkzeuge geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu erfassen, ist die Mitbestimmung berührt – und das sind mehr Werkzeuge, als man zunächst annimmt. Binde die Interessenvertretung früh ein; Abschnitt 6 der Musterrichtlinie ist bewusst so formuliert, dass er als Gesprächsgrundlage taugt.
Was ist mit Daten, die zum Training verwendet werden?
Das ist das entscheidende Prüfkriterium bei der Werkzeugauswahl. Geschäftskundenverträge schließen die Nutzung von Eingaben zu Trainingszwecken in der Regel aus, kostenlose Privatzugänge oft nicht. Genau deshalb steht in Abschnitt 3 der Musterrichtlinie die Freigabe vor der Nutzung.
Passende Richtlinien
- Informationsklassifizierung – die Voraussetzung für Abschnitt 4: ohne Schutzklassen keine sinnvolle Regel, was eingegeben werden darf
- Meldeprozess für Sicherheitsvorfälle – für den Fall, dass doch etwas Vertrauliches im Prompt landet
- Berechtigungskonzept – regelt den Zugang zu den freigegebenen Werkzeugen
- KI im Unternehmen einführen – der Weg von der ersten Idee zum geregelten Einsatz
- Richtlinien-Bibliothek – alle Musterrichtlinien im Überblick